A digitalizálás előnyei között a legtöbbször a precízebb, könnyebb és kevesebb adminisztrációt szokták elsőként felhozni a haladó szemléletű kollégák.

Ami, lehet jelentős érv a sok adminisztrációt végzők, mint például a bérszámfejtés és a HR osztály szemében, sőt sok esetben a munkavállalók életét is megkönnyítheti, ha nem kell csak azért bemenniük home officeból az irodába a hónap végén, hogy megcsinálják a papír alapú dokumentációt.
A menedzsmentet azonban a fenti érvek önmagukban gyakran nem győzik meg, ha a mérleg másik serpenyőjébe egy “drága” vállalatirányítási rendszerrel járó kiadások kerülnek.
Vizsgáljuk hát meg, milyen problémát jelent cégének, ha minden marad a régiben, ha nem váltja le a papír alapú dokumentációt.

A leggyakoribb probléma, ami felmerül a papír alapú dokumentációkkal kapcsolatban a pontatlanság. Hiszen például a munkaidő nyilvántartást a munkatársak nem naponta töltik ki valós adatokkal, hanem jó esetben hetente, rosszabb esetben a következő hónap elsején, amikor a hiánya már a bérszámfejtést akadályozza. Ebből következik, hogy egy ilyen havonta egyszer töltött papír alapú munkaidő nyilvántartásból szinte semmilyen valós adatra nem számíthatunk. Emellett rendszeres többletmunkát jelenthet a szabadságok duplikált vezetése, illetve a későbbi szabadságokkal kapcsolatos munkavállalói reklamációk kivizsgálása és elsimítása.

Ezzel szemben milyen előnyöket élvezhet, ha a munkaidő nyilvántartást digitalizálja?

Azon túl, hogy másodpercre pontosan nyomon követheti alkalmazottai érkezését és távozását, a legtöbb rendszer lehetővé teszi az egyes munkafolyamatok paraméterezését, így az azonos pozícióban dolgozó munkatársak hatékonysága is összehasonlíthatóvá válik.

A legtöbb vezető számára kényelmetlen feladat az éves munka elemzése és értékelése, mivel hatalmas munka az értékeléshez elégséges mennyiségű adat manuális összegyűjtése. Ezért, az ilyen éves értékeléseket tartó vezetőket könnyedén a digitalizálás mögé állíthatja, például a TÉR rendszer bemutatásával.

Egy megfelelően átgondolt és kidolgozott rendszer segítségével forintra pontosan megtudhatjuk, hogy az elvégzett grafikai munka árajánlata mennyire volt precízen kiszámolva. A grafikusunknak nem kell többet megsaccolnia, hogy az adott projektet 6-8 vagy 13 óra alatt fejezte-e be. Néhány kattintás után egzakt adatokat elemezhetünk. Nem kell többé találgatni, hogy az első email elolvasásától a végső nyomdakész PDF leadásáig hány munkaórára van szükség. Ezért jelent segítséget a digitalizálás a sales-es pozícióban dolgozók számára, hiszen ha az árajánlatokat pontos adatok alapján tudják kiszámolni, kevesebb a hibalehetőség így kevesebb a veszteséges projekt.

Tipp: érveljen a pontos adatok hiányának növekedés gátló hatásával!

Projekt management munkakörben akár a számlázás alapját is jelentheti egy felhő alapú munkaidő nyilvántartó rendszer. Az egyes munkafolyamatokat a megrendelőkhöz köthetjük, így a hó végi kimutatásból az is kiderül, mennyi munkaórát töltött a munkavállaló a meeting teremben egyeztetéssel, mennyit e-mailek megválaszolásával, vagy mintakészítéssel.

A felhő alapú rendszerek amellett, hogy támogatják a home office lehetőségét, a vezetők kezébe is új eszközt adnak, hiszen a munka valós idejű lekövetését teszik lehetővé. Nem kell többet a munkavállalói önbevallásra támaszkodnunk. A gépidőket már évek óta mérjük és elemezzük, hogy megtudjuk, mely eszköz a leghatékonyabb. Miért ne tennénk ugyan ezt a dolgozói munkaidővel?

Fedezze fel az Ön számára leghasznosabb digitalizációs lehetőségeket megoldásaink között!