Minden olyan vállalkozás, amely bármilyen anyagot, terméket forgalmaz szokott és kell is, hogy leltározzon. Ezen tevékenység szinte bele ívódott minden vállalkozás kultúrájába, de sokan nincsenek tisztában vele, hogy pontosan, hogyan is kell jól leltározni, mi szükséges hozzá és mire érdemes oda figyelni.

Blogunk ezen témában próbál meg segíteni Önnek, valamint a második részben kitekintést tennénk arra a magyar városi legendára, hogy minden magyar dolgozó lop.

A leltározás a készletek tényleges felmérése az áruk megszámolásával, mérésével. A vállalkozás tulajdonát képező eszközök valóságban meglévő állományának megállapítása.

Könyv szerinti készletnek az összesített, értékbeni nyilvántartások alapján megállapított készletet nevezzük.

  • leltárhiány: a tényleges készletérték kisebb, mint a könyv szerinti érték
  • leltártöbblet: a tényleges készletérték nagyobb, mint a könyv szerinti érték
  • egyező: a tényleges készletérték megegyezik a könyv szerinti értékkel

Leltározás célja:

  • Elszámoló leltár: könyv szerinti érték összehasonlítása a tényleges készletekkel
  • Vagyonmegállapító leltár: az üzleti vagyon teljes körű felmérése (évente egyszer kötelező elvégezni)
  • Ellenőrző leltár: van-e idegen, számla nélküli áru
  • Átadó/átvevő leltár: új vezető érkezik vagy tulajdonosváltás történik, teljes körű felmérés
  • Rendkívüli leltár: rendkívüli események után (pl.: elemi kár, betörés, stb.)

A leltározás előkészítése

  • Boltot lezárják ¨ folyamatos értékesítés mellett nem lehet leltározni, hiszen az értékesítés befolyásolja a készlet nagyságát.
  • Leltározási szabályokat rögzítik
  • Számoláshoz, méréshez szükséges eszközöket előkészítik (pl.: mérleg)
  • Leltározó bizottság tagjait kijelölik (dolgozók, boltvezető, ellenőr)

A leltározás lebonyolítása: A leltározás számolással, méréssel történik. A felmért árumennyiséget leltárfelvételi íveken rögzítik. A leltár felvétele két módon történhet:

  • egyszeres leltárfelvétel: egy csoport végzi a leltározást
  • ikerleltár: két csoport egymástól függetlenül végzi a leltározást, végén összehasonlítják az eredményt

A leltározás két fő bizonylata:

  • leltárív
  • jegyzőkönyv

Most, hogy túl estünk a tankönyvi anyagon, kérem engedje meg nekünk, hogy felvázoljuk a valóságában, hogyan is működik egy leltár, miért is nagyon, de nagyon fontos, hogy szakszerű, jogtiszta, precíz legyen ezen tevékenységük.

Tekintettel arra, hogy emberek vagyunk, a figyelmetlenségen, gondatlanságon kívül 2 olyan égető faktor van még, ami valótlanná, hiteltelenné és pazarlóvá tesz egy leltározást. Az első, hogy nagyon idő igényes, hosszú és unalmas folyamatról van szó, amit mindenki utál csinálni. A termelést, árusítást meg kell állítani, szóval ezen tevékenység megbolygatja a rutin feladatokat.

Ennek okán a résztvevők, kezdve a vezetőkkel, túl szeretnének esni rajta. Ilyenkor az emberek nagy része kreatívvá válik és ahelyett, hogy a megadott paraméterek szerint végeznék a leltárat, kitalálják, hogy hogyan lehet lerövidíteni, a leltár hiányt mesterségesen kiegyenlíteni stb.

Ilyenkor találkozunk, olyan fantasztikus dolgokkal, mint futó leltár vagy, hogy az utolsó szöget is elkönyveljük olyan anyagnak, ami nem is oda tartozik. Ön is találkozott már virtuális tárhelyekkel, rendező pályaudvarokkal, ahol ismeretlen eredetű anyagok, eszközök vannak?

A probléma gyökere szerintünk az, hogy nem merünk valós, hiányos leltárakat prezentálni, mert az, hogy is néz ki. A vezetők visszadobják a leltárat a dolgozók jobbra balra mászkálnak, hogy találjanak valamit, amit el lehet számolni és ez addig megy, amíg voilá minden megvan.

Mindenki tudja, hogy ez így nem jó, de túl vagyunk rajta. Kellemetlen dolog a gyökér okokat feltárni, de Önnek, mint felelős vezetőnek elengedhetetlen, hogy valós képet kapjon a belső folyamatokról.

Ez úgy érhető el, hogy a leltározási folyamatba beépítünk garanciális lépéseket, hogy minimalizálhassuk a gondatlan vagy szándékos csalásokat, hibákat. Emberi fronton ez a bizalom, de van egy nagyon jó mondás, ami nagyon illik témánkhoz.

Istenben bízunk, a többit megnézzük a nyilvántartásban.

A hibák és csalások elkerülése végett, a piacon kapható leltározási megoldások úgy vannak kialakítva, hogy minél nehezebben lehessen átverni őket. Pontos képet kaphat a jelenlegi helyzetről, így fel tudja tárni a gyökér okokat.

Ezeket a megoldásokat tekintse meg a következő linken.  A megfelelő találatokért a kereséshez használja a “készlet” cimkét.