1 új interjú sorozatot indítunk a SalvadorSystemen, amelyben 2 hetente 3 vezetőnek tesszük fel ugyanazt a 4 kérdést azért, hogy 5leteket, vezetői tapasztalatokat osszuk meg egymással a digitális és szoftveres megoldások témakörében.

Akik ezúttal válaszolnak:

  • Gál Judit, Danubius Hotels, marketing és kommunikációs igazgató
  • Kakuk Béla, BPiON Group, CEO
  • Krausz Ádám, ARC Relocation (All Round Connections), Pénzügyi igazgató, ügyvezető-helyettes

 

A járvány első fázisában nem volt idő azzal foglalkozni, mennyire működőképesek a tűzoltásszerű megoldások, mert gyorsan kellett alkalmazkodni és túl kellett élni. Hogyan és mivel érted el, hogy megkönnyítsd a vezetői munkád?

Gál Judit, Danubius Hotels, marketing és kommunikációs igazgató

 

Gál Judit: „A Danubius Hotels is megtapasztalta a koronavírus turizmusra, gazdaságra gyakorolt drámai hatását márciusban, mindössze néhány nap leforgása alatt. A szállodalánc április elsejével minden Magyarországon működő szállodájában átmeneti üzemszünetet rendelt el, amelyet május 29-től tudott fokozatosan feloldani. Azonban jelenleg a Danubius Hotels 14 hazai szállodájából csak 5 hotel üzemel: 4 vidéken és egy a fővárosban. Egyik pillanatról a másikra álltunk le, a bevételek teljes megszűnése soha nem látott helyzetet teremett az iparágban.

Ugyanakkor a vállalat a korábbi években sok energiát fektetett a felhő alapú rendszerek bevezetésébe, és a virtuális desktop megoldásoknak köszönhetően a koronavírus miatt kialakult helyzetben az irodai, támogató területen dolgozó munkatársak szinte azonnal át tudtak állni a home office-ra, és otthonról is a megszokott módon tudták ellátni feladatköreiket. Így az üzemszünet alatt levő szállodák és kijárási korlátozás miatt kiüresedett központi épület munkatársai is el tudták látni a távolról végezhető munkakörökben a feladataikat.

Természetesen a marketing és kommunikációs munkatársak mindannyian tudtak otthonról dolgozni, az átállás flottul, könnyen ment. Felértékelődött a koronavírus miatti krízis érkezésével a kommunikáció, ezzel az vállalatnál a mi tevékenységünk szerepe. Egyenes, pontos, gyors válaszokra volt szükség, precíz koordinációra, az ehhez szükséges a kommunikációs csatornák használatával, bővítésével. A kríziskezelés szolgálatába állt az online és az offline marketing is, a vendégek, érdeklődők tájékoztatására egy precíz munkafolyamatot alakítottunk ki, ami segítette a mindennapok munkáját. Az első kézből érkező információ a belső kommunikációban is felértékelődött, a vezérigazgatóval és az ügyvezetés tagjaival vezetőinknek rendszeresen szervezünk online live eseményeket, ahol egy-egy előadás, vagy téma ismertetése után kötetlenól kérdezhetnek. Emellett sok egyéb eszközt, csatornát is bevetettünk, ami eddig nem volt jellemző a hétköznapi munkánkra, pl. közösen szerkesztünk anyagokat a Microsoft Teams-en, rendszeresen tartunk online meetingeket.  Az érdeklődők, vendégek oldaláról is tapasztaltunk változást: magasabb a direkt foglalás aránya a weboldalunkon, és népszerűbb lett a karantén alatt az a rendezvényszervezést segítő online marketing eszközünk is, amit otthonról is végig nézhet bárki.”

 

Kakuk Béla, BPiON Group, CEO

 

 Kakuk Béla: „Könyvelési és bérszámfejtési outsourcing szolgáltatóként már maga az iparágunk lehetővé teszi, pontosabban megköveteli a szinte teljesen digitális alapokra épülő munkavégzést, így szerencsére már a karantén helyzet előtt is rendelkezésre álltak a távoli munkavégzéshez szükséges feltételek, szoftver és hardver oldalon egyaránt. Ami pedig még ennél is fontosabb, hogy a kollégák napi rutinjába már beépült ennek használata.

Válság idején felértékelődik a gyors döntéshozás képessége, még ha azok a döntések esetleg nem is szállítják elsőre a tökéletes megoldásokat. Ennek feltétele pedig a megfelelő információ áramlás és kommunikáció.  A legnagyobb feladat számunkra a minél naprakészebb információ megosztása volt mind a kollégák, mind könyvelési és bérszámfejtési ügyfeleink irányába, ennek pedig a leghatékonyabb módja a videó konferencia hívások voltak.  Mivel az IT infrastruktúránk a Microsoft Azure felhő alapú megoldásaira lett felépítve, így a mindennapi kommunikáció és kollaboráció a Microsoft Teams platformjára került áthelyezésre a home office időszak beköszöntével.  Az információ megosztáson túl, folyamatosan kértünk visszajelzést kollégáinktól a változó igényekkel és élethelyzetekkel kapcsolatosan, ezzel is biztosítva a gyors reagálást és támogatást az átállásukhoz. Ennek technológiai eszköze a Smartsheet nevű online alkalmazás volt, melynek fejlett űrlap megoldásai és arra épülő workflow rendszere van, korábban is a belső kommunikáció és projekt menedzsment fontos eszközeként funkcionált a csapatban. Ezen felül a koronavírus hozta el cégünk életébe a CX Ray eszközeit, (megoldásaik a SalvadorSystemen is megtalálhatóak ITT és ITT) mely rendkívül kényelmes és könnyed módja a munkavállalói visszajelzéseknek.”

 

Krausz Ádám, ARC Relocation, Pénzügyi igazgató, ügyvezető-helyettes

 

Krausz Ádám: „A belső CRM rendszerünk adott lehetőséget minden nehéznek tűnő ilyen irányú kihívás leküzdésére, amelynek köszönhetően szinte azonnal tudtunk adaptálódni az újonnan kialakult helyzethez.”

 

Mi az a leghasznosabb dolog, amit 50 ezer forint alatt vásároltatok a szervezetetekben az elmúlt néhány hónapban?

Gál Judit: „A marketing és kommunikáció terén is jelentősen visszafogtuk a költségeinket, hiszen a bevételeink nullára csökkentek, de például a kríziskommunikáció kezelésére egy Red Alert (negatív médiamegjelenésről szóló gyors riport) szolgáltatást igénybe vettünk, ami a válságkezelésben hasznosnak bizonyult és valóban költséghatékony megoldás.”

Kakuk Béla: „Havi előfizetés alapú árazási rendszerben hiszünk, ellenben olyan funkcionalitásokat keresünk, melyek mögött komplex fejlesztési munkák állnak és minőségi szinten támogatják könyvelési és bérszámfejtési szolgáltatásaink hatékonyságát. Ennek megfelelően a legtöbb beszerzésünk 50 ezer forint alatti a havi számlázási összeg tekintetében, éves összehasonlításban azonban bőven meghaladják ezt az összeget. A Teams mellett aktív Zoom felhasználók is lettünk, hogy az 50 fő feletti létszámunkra hibamentes video megosztási élményt is kapjunk. Nagy hangsúlyt fektettünk az elmúlt 3-4 hónapban a csapat mentális egészségének fenntartására, számos kis egyszerű digitális megoldással tesszük látványosabbá a közös munka gyümölcsét (pl. menti.com ingyenes alkalmazás).

Krausz Ádám: „Nem volt ilyenre szükség, mivel cégünknél a kommunikációhoz tartozó szoftveres, illetve hardveres megoldások kiemelt fontosságúak, ezért rendelkezünk minden olyan, akár nem is a mindennapokban használt lehetőséggel, amiket igény szerint el tudtunk kezdeni használni. (Intranet, Teams, OneDrive, stb.)”

 

Mi az a legjobb ajándék, amit a járványnak köszönhetően vezetőként kaptál?

Gál Judit: „A tapasztalat, hogy ügynökségeink és partnereink közül nagyon sokan kiálltak mellettünk, és akár pro bono is vitték a fontosabb ügyeket az üzemszünet alatt. A munkatársaim pedig vállvetve kezelték a krízist, tényleg kemény napok voltak, és hihetetlen összefogást éltem át, minden oldalról, ez volt a legkellemesebb meglepetés, tényleg igazi ajándék – ebben a krízishelyzetben.”

Kakuk Béla: „A kollégáink által kérés nélkül tett erőfeszítések mindig a legnagyobb ajándékok egy vezető számára. Ilyen például, ha valaki monitorokat szállít ki kollégáinak vagy az ügyfél munkák mellett még szakít időt egy extra blog bejegyzés elkészítésére is.  Illetve fontosnak tartom itt kiemelni még a visszaigazolást, amit a vírushelyzet kihívásaira adott válaszaink adtak meg számomra. Büszke vagyok a menedzsment tagjaira, akik igazán körültekintően, időben reagálva készítették fel cégünket a teljes home-office-ból való működésre, valamint a csapatunkra, akik fantasztikus rugalmassággal, nyitottsággal és professzionalizmussal álltak a feladat elé és sikerrel vették az akadályokat. Ez a szervezeti kultúra az, ami magában hordozza a BPiON értékeit, melyek lehetővé tették és teszik a folyamatos fejlődést, a 2 év alatt megugrott nulláról 50 főre történő növekedést és közel 200 ügyfél teljes körű kiszolgálását a napi pénzügyi, számviteli és bérszámfejtési feladatok útvesztőiben.”

Krausz Ádám: A csapatunkban való hit, bármilyen közhelyesen is hallatszik, megrendítő volt látni és tapasztalni, hogy mennyire egy irányba megyünk és hogy ennek mindenki azonnal és szinte korlátozás nélkül aláveti magát. Fontos tapasztalatokkal lettem és lettünk gazdagabbak azt hiszem mindannyian, amelyeknek a békeidőkben is nagy hasznát fogjuk venni.”

 

A járvány alatt bevezetett újításokat most fenntarthatóvá kell tenni, amíg nem tudjuk, mire is kell tartósan berendezkedni. Mi az, amiről régóta álmodozol vezetőként, hogy véghez vigyétek, de eddig nem került rá sor, holott a működési hatékonyságotokon javítani tud?

Gál Judit: „Tervezünk további digitalizációs fejlesztéseket, ezek egy része a koronavírus érkezésével megvalósult, de ezt az irányt folytatni szeretnénk a következő években is – most viszont nem a beruházások időszakát éljük, a turizmus lassan, fokozatosan fog várakozásaink szerint rendeződni. Emellett a szervezeti struktúrát is átalakítottuk, hatékonyabbá tettük – az új modellel reményeink szerint sokkal gördülékenyebben és hatékonyabban megy majd a munka. Ez is egy régóta halogatott, időszerű változás volt, amelynek reméljük, sok előnyét fogjuk megtapasztalni az elkövetkező időszakban.”

Kakuk Béla: „A home office ennyire rendszerszintű megvalósítása korábbi törekvések ellenére sem valósult meg korábban. Kényszer hatására most hónapok alatt megkapta a világ, amire néha évtizedeket kellett várni. Számomra a legapróbb változások sokszor a legnagyobb hatást hozzák el. Például egy mostanság pontosan betartott clean desk policy a rendezettség és fókuszáltság fenntartásában nagy segítség, míg az ügyfél megbeszélések kritikus darabszámra és időintervallumra való szorítása szintén hozzátesz a hatékonyság növeléséhez.”

Krausz Ádám: „Jó ideje fejlesztés alatt van a belső CRM rendszerünk bizonyos, általunk konfigurált információ tartalmainak külsős partnereinkkel, ügyfeleinkkel való megoszthatósága, ami rendkívüli hatékonyságot fog eredményezni, kifelé, illetve befelé is. A partnereinknek, illetve ügyfeleink képviselőinek nem kell majd státusz információkat kérni, mivel elérhető lesz számukra a keresett információ bármilyen bontásban, ebből következően a nálunk lévő kollégáknak sem kell majd ezen információk gyűjtésével, közlésével foglalkoznia. Emellett teljes transzparens ügymenetet hozunk létre, ami nyilvánvalóan minden szinten emeli a cégünkbe vetett bizalmat és a velünk való együttműködés színvonalat.”